Guía de procedimientos financieros

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Esta guía presenta procedimientos cuya observación se sugiere a los facilitadores de la Red Probidad, para el desarrollo de sus acciones administrativas y financieras. Su propósito es establecer procedimientos claros, con el fin de que la gestión administrativa y financiera sea eficiente y transparente.

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Contratación de personal permanente

Para la contratación de nuevo personal, se observará el siguiente procedimiento:

• El facilitador solicitará por escrito a la administración la contratación del nuevo personal, presentando:

• La administración hará la convocatoria a concurso, por los medios que estime pertinentes.

• Los aspirantes deberán presentar la siguiente documentación:

• La administración elaborará un cuadro de referencia sobre los aspirantes y el cumplimiento de estos a los requisitos y perfil de la posición ofertada.

• El facilitadores hará la selección, pudiendo recurrir a entrevistas y evaluaciones según se haya establecido en la convocatoria.

• La administración formalizará el nombramiento del aspirante seleccionado, procediendo luego a formalizar su contratación.

• Toda persona contratada por primera vez estará en prueba por un período de treinta días. Al final de dicho período, el facilitador recomendará su ratificación en el cargo o la suspensión del respectivo contrato.

• Si la persona contratada no es ratificada en su cargo luego del período de prueba, se podrá optar por otro de los aspirantes o convocar a un nuevo concurso.

• En casos especiales se omitirá el proceso antes descrito. La contratación se realiza por medio de recomendaciones de otras instituciones o personas que hayan realizado servicio social dentro de la institución.

Servicios profesionales o consultorías

El facilitador solicitará por escrito a la administración la contratación del consultor, presentando:

• Productos esperados
• Perfil del candidato
• Período de contratación
• Asignación presupuestaria
• Datos de referencia sobre el respectivo proyecto
• Cronograma de actividades

El procedimiento será:

• Publicación en medios o convocatoria por experiencia en tema
• Selección de los candidatos
• Entrevista de la lista de seleccionados
• Deliberaciones del panel de nombramiento
• Nombramiento

Remuneraciones

Las remuneraciones se pagarán el 14 y el penúltimo día de cada mes o los días hábiles inmediato anterior cuando el señalado para el pago sea asueto o descanso semanal.

Además del salario acordado, la institución reconocerá las siguientes prestaciones:

Semana Santa: Lunes, Martes y Miércoles = 3 días Fiesta de Agosto: Lunes, Martes, Miércoles y Jueves = 4 días Diciembre: del 20 al 31 de diciembre de 2005 = 8 días

15 días __Capitulo V art. 177 del código de trabajo de El Salvador.

Las prestaciones se pagarán en diciembre de cada año o al final de cada proyecto.

• Pago de Cotizaciones de ISSS y AFP

Compras

Este instructivo tiene la finalidad de establecer las reglas principales para el proceso de compras de bienes o servicios que deba efectuar la Asociación para el cumplimiento de sus actividades institucionales.

Para la compra de bienes y servicios se observará el siguiente procedimiento:

pertinente las referencias sobre el proyecto al que estarán destinados.

Se procurará que todas las ofertas contengan de forma similar la siguiente información:

Referente a los suministros se llevará un control de inventario de existencia por proyectos.

Viáticos por misiones institucionales

Se autorizará el pago de viáticos y gastos relacionados a personas que deben viajar dentro de un país o entre países para la realización de actividades institucionales.

Se entenderá por gasto de viático, el valor autorizado y entregado para el pago de hospedaje, transporte, alimentación, impuestos de viaje y otros gastos relacionados, entendiéndose como tales llamadas telefónicas, servicio de internet, fotocopias, compra de papelería y otros necesarios para la buena realización de las misiones.

El cálculo de los gastos de viaje se efectuará en base a los siguientes criterios:

Para el pago de alimentación:

Las cotizaciones señaladas en los literales a y b podrán ser hechas por vía telefónica.

Para el pago de viáticos, se seguirá el siguiente procedimiento:

Para los gastos inferiores a diez dólares no será obligatoria la presentación de comprobantes.

Dependiendo el valor total de la liquidación, la persona interesada devolverá el dinero sobrante o pedirá a la institución el pago de dinero restante.

El personal de PROBIDAD siempre liquidará los viáticos. En el caso de terceros, la Dirección Ejecutiva decidirá si se pedirá una liquidación o no al momento de entregarse el anticipo.

Cuando otras instituciones sufragen parcial o totalmente los viáticos, deberá dejarse constancia de este hecho e incluir este aporte en la liquidación.

Caja chica

La caja chica será hasta de un máximo de 500 dólares para hacer pagos menores en efectivo. Los pagos no podrán ser mayores de 50 dólares. De igual manera podrán reducirse si las condiciones lo ameritan, en todo caso el monto asignado deberá ser lo suficiente como para cubrir los gastos emergentes por un período no menor de 15 día

• Podrán abrirse tantas cajas chicas como lo exijan los convenios o contratos con las agencias donantes o cooperantes, sin embargo el fondo de caja chica de la asociación solo podrá ser uno.

• Los recursos de este fondo no podrán ser utilizados para atender necesidades personales de ningún funcionario o empleado.

• Este fondo solo podrá ser utilizado para cubrir gastos o inversiones emergentes cuyo monto no exceda de CINCUENTA 00/100 DOLARES (US$50.00), y que estén debidamente autorizados .

• Se prohibe que este fondo sea utilizado para cubrir gastos o inversiones contempladas dentro de los planes de acción ordinarios, cuya obtención puede preverse razonablemente. Se exceptúan aquellas situaciones eventuales y emergentes en las que por motivos de fuerza mayor no se haya podido obtener los recursos previstos.

• Todo egreso de caja chica deberá ser razonablemente documentado.

• Los fondos de caja chica deberán tener un arqueo por parte del Departamento de contabilidad al menos una vez por mes.

Obtención de Fondos

• El empleado o funcionario solicita al Encargado del Fondo un vale de caja chica, lo llena en su totalidad, firma y solicita a la Administración la autorización o en su defecto a la Dirección Ejecutiva.

• El funcionario que autorizará, verificará que la solicitud cumpla con las políticas establecidas y firma dando visto bueno.

• El solicitante presenta el vale de caja chica al encargado del Fondo, éste lo revisa y entrega el valor solicitado, y pacta la entrega del comprobante de respaldo conveniente, antes del cierre mensual respectivo.

• El vale de caja chica recibido lo guarda dentro de su caja para efectos de arqueo.

• Si se requiere un comprobante de respaldo, este deberá ser un comprobante razonablemente formal y emitido a nombre de La Asociación PROBIDAD o como esté establecido y entregado al encargado del fondo dentro de un plazo de 48 horas siguientes.

• Si el gasto fuere mayor de CINCUENTA 00/100 DOLARES (US$50.00) y su ejecución tuviera carácter fortuito y con autorización del Administrador podrá fraccionarse en no más de dos vales, siempre que el comprobante de respaldo pueda también fraccionarse por sus valores.

Restitución de fondo de caja chica

El fondo de Caja Chica deberá ser restituido preferentemente cuando su valor haya disminuido por debajo del 50% de su monto original o al final de cada mes, si esto no presenta ningún inconveniente para el contador.

Pasos:

• El encargado del fondo de caja chica, suma comprobantes, cuenta dinero existente y elabora el arqueo de caja y la solicitud de restitución del fondo por medio de cheque a su nombre.

• Presenta la solicitud de restitución del fondo anexándole el arqueo con sus comprobantes al Administrador y este a la Dirección Ejecutiva para que se asigne la fuente de recursos.

• El Administrador una vez se haya asignado el fondo, traslada al Contador General la solicitud con sus anexos para elaboración del cheque respectivo, el Contador General previamente verifica arqueo físico y emite cheque.

• El encargado del fondo recibe el cheque y restituye el fondo.

Arqueo

• Cuando el encargado del fondo de caja chica solicite la restitución del fondo, el Contador deberá proceder a realizar el arqueo respectivo verificando la validez de los comprobantes, las sumas de efectivo existente, el monto de los gastos realizados, la comparación entre fondos recibidos y gastados, y la verificación de la cantidad solicitada.

• También el Contador General realizará arqueos sorpresivos cuando lo estime conveniente o cuando se liquide el fondo temporalmente por motivos de cierre, vacaciones o cambio temporal o definitivo del encargado.

• El arqueo se presentará en un formato diseñado en una hoja de cálculo de Excel, en el que se constará la firma del Encargado del Fondo y del examinador, y se anexará con la solicitud de restitución o cierre.

• Cuando al realizar arqueo resulten faltantes o sobrantes , se verificará exhaustivamente por parte del Contador General lo correcto del resultado y procederá de la siguiente manera:

• Si existiera un faltante, se exigirá la reposición inmediata, solamente en casos en que no sea posible la reposición inmediata elaborará un egreso por el valor del faltante con aplicación a una cuenta por cobrar a nombre del Encargado del Fondo, la cual se hará efectiva por medio de cobro en planilla a partir del siguiente mes al resultado, y que permitirá restituir el valor exacto para que el fondo quede constituido nuevamente por su valor autorizado.

Manejo de cuentas bancarias y cheques

Todas cuentas que maneja la institución son del Banco Cuscatlán, sucursal Torre Democracia, ubicada en el Blvd. Los Próceres, Tel. 2212-2020.

Las firmas autorizadas en el banco son: Presidente, Vicepresidenta, Director ejecutivo y Administrador, los cheques serán firmados por las siguientes personas:

Sistema Contable

Las asociaciones y fundaciones quedan obligadas a llevar contabilidad formal de su patrimonio, de acuerdo con algunos de los sistemas contables generalmente aceptados y conforme a las normas tributarias, autorizada por la Dirección General del Registro. Periodo Contable: del 1º. De Enero al 31 de Diciembre de cada año. La Contabilidad se llevará en forma computarizada y en hojas sueltas. Debidamente enumeradas y selladas.

Los libros que se llevarán serán los siguientes:

• Libros Jurídicos
  • ctas de Asamblea General
  • Actas de Junta Directiva
  • Registro de Miembros

• Libros Contables
  • Diario Mayor
  • Estados Financieros.

• Los registros se llevarán sobre la base de resúmenes y anotaciones diarias.

Para valuar los inventarios, se aplicará el sistema de costo de adquisición, tomando como base la documentación correspondiente. El sistema de inventarios se llevara en forma permanente.

• El sistema de depreciación a utilizar es el de línea recta.

Documentos Fundamentales:

• Por los ingresos: Se hará un comprobante por cada ingreso al cual se le adjuntara los comprobantes de respaldo.

• Por los Egresos: Se hará un comprobante por cada egreso, amparado por los recibos, facturas de compras, planillas a pagar, y todos los justificantes.

Operaciones no previstas

Las operaciones administrativas y financieras que no estén previstas en este manual serán realizadas conforme prácticas generalmente aceptadas.