Guía de gestión de la Red Probidad

Versión 0.1 – 29 de julio de 2006

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El concepto de “iniciativa”

“Iniciativa” es el concepto alrededor del cual se organiza la gestión de la Red Probidad. Representa una abstracción acerca de un proceso que tenga objetivos de cambio precisos. A través de una iniciativa buscamos generar transformaciones en las sociedades, en las organizaciones, en las personas o en sus relaciones.

Una iniciativa puede tener escalas muy diversas. Puede ser un plan de trabajo de mediano plazo, un conjunto de actividades de relativa amplitud, una agenda o acuerdos de coordinación con determinados grupos o personas o una sola actividad de significativa relevancia.

Modelado de las iniciativas

El modelado es una técnica que permite representar un fenómeno dentro de una estructura abstracta que explique sus alcances y su forma de proceder. El modelado conlleva a la descripción de atributos y procesos que representen el fenómeno, en nuestro caso, a las iniciativas.

El impacto positivo de toda iniciativa depende en gran medida de la forma de pensarla o de apreciarla. Además, la representación adecuada de una iniciativa contribuye a persuadir y lograr el compromiso para su realización de otras personas. Facilita la coordinación y evaluación. Permite buscar y obtener los recursos que sean requeridos en forma más eficiente. Por esas y otras razones, el modelado es un acto reflexivo de suma importancia.

Atributos de las iniciativas

Los siguientes son atributos básicos de las iniciativas. Ello no excluye de que para casos particulares se pueden adicionar nuevos atributos, omitir algunos o combinar los existentes. Los nombres de los atributos también pueden ser cambiados, según la aplicación en cuestión.

• Título: Es un frase corta que trata de ser lo más informativa y sugerente posible. A continuación se presentan algunos ejemplos: Observatorio periodístico de derechos humanos, Participación en el diseño del método de auditoría social de la estrategia de reducción de la pobreza, Constitución de un grupo de la Red Probidad en Costa Rica, Edición de la Revista Probidad julio-septiembre/06, Plan de trabajo de Probidad Nicaragua segundo semestre/06.

• Responsables: Es la identificación de las personas o grupos que están a cargo de la iniciativa.

• Objetivos y metas: Se refiere a los propósitos que animan la realización de la iniciativa (objetivos) y los resultados puntuales que se esperan alcanzar (metas). Por lo general los objetivos expresan el cambio esperado y las metas hacen referencia a lo que se obtendrá como producto.

• Exposición del cambio esperado: Inicia con una descripción breve de la institución, grupo de personas, relaciones, métodos, conocimientos u otra entidad sobre la que se espera generar cambios. Incluye una exposición breve sobre cuáles son los cambios que se esperan provocar y un razonamiento sobre por qué son importantes tales cambios. Es importante considerar también el contexto, es decir, una descripción sobre las circunstancias y condiciones que rodean a la iniciativa o sobre las cuáles ésta se desarrolla.

• Descripción del proceso: Este atributo es una descripción breve sobre los métodos o procedimientos utilizados para desarrollar la iniciativa, de las personas o grupos con quienes se realiza, así como de los territorios y momentos en que ésta se desarrolla. Incluye también una exposición sobre los recursos utilizados para realizar la iniciativa y los mecanismos de monitoreo y evaluación.

• Documentos: Es un índice con los documentos generados o utilizados por la iniciativa (ésto se desarrolla más adelante).

Ciclo de vida de las iniciativas

El ciclo de vida de la iniciativa es la secuencia de etapas a través de las cuales están proceden o se realizan. Las etapas acá descritas son generales, aplicables a cualquier iniciativa. Ello no excluye de que para casos particulares se pueden adicionar nuevas etapas o combinar las existentes. Los nombres de los etapas pueden ser adaptados según convenga.

• Concepción y negociación: Conlleva a precisar los supuestos de la iniciativa, es decir a una primera aproximación de sus atributos. El modelado inicial de la iniciativa sirve para obtener apoyo para su realización – en forma de labor, de dinero u otro tipo - y coordinar la distribución de las responsabilidades. Un aspecto importante de esta etapa consiste en tratar de visualizar cómo será monitoreada y evaluada la iniciativa y la forma en que se procederá para adoptar cambios que sean necesarios.

• Realización: Es la ejecución en si misma de las actividades previstas. Implica poner a disposición y usar los recursos, realizar las actividades, e ir documentando y reportando lo hecho.

• Evaluación y sistematización: Acá se hace la reflexión sobre lo propuesta y lo realizado, el efecto que se provocó, qué se pudo haber hecho mejor y cómo se debería de dar seguimiento. También se organiza la información generada durante la iniciativa y se coloca en formatos y contenidos que faciliten la gestión del conocimiento.

Las etapas no se dan en forma aislada. Por citar un ejemplo, en la realización es común que se produzca una re-concepción de algunos de los supuestos de la iniciativa y que se negocien cambios. Y para establecer tales cambios, es obvio que tiene que haberse dado – en forma implícita o explicita – un ejercicio preliminar de evaluación y sistematización.

En correspondencia a las etapas, el momento en que se encuentra cada iniciativa puede ser identificada por su estado:

• Prevista
• En ejecución
• En evaluación
• Cerrada

Documentos de las iniciativas

La documentación es una técnica que permite representar como información los hechos, las variables o datos en general. En la Red Probidad se utilizan los documentos escritos para representar las ideas, sucesos y resultados de las iniciativas.

Algunos documentos que se elaboran durante el ciclo de vida de las iniciativas son:

• Marcos de referencia
• Planes de trabajo
• Memorias de acuerdos
• Directorio de contactos
• Notas de eventos
• Artículos de análisis
• Informes de resultados

Para mayor información sobre las reglas de estilo y los requerimientos de contenido consulte la Guía de documentación.

Relaciones entre iniciativas

Para establecer cuál es la relación que existe entre diferentes iniciativas se podrán utilizar los siguientes términos:

• Para expresar jerarquías: ascendiente y descendiente (o dependiente)
• Para expresar secuencia temporal: predecesora y sucesora
• Para expresar paralelismos: semejante, complementaria y antagónica

A continuación se presenta un ejemplo: El Observatorio periodístico de derechos humanos en su tercera etapa, depende del Plan de Probidad El Salvador. Tuvo como antecesora a la primera y segunda etapa, ejecutadas en el año 2005 y el primer semestre de 2006 respectivamente.

Registro de iniciativas

El registro de iniciativas es un índice conformado por las iniciativas de la Red Probidad. Una parte del registro es la agenda que está conformada por las iniciativas que se encuentran en ejecución o evaluación. Además estarán agrupadas en diferentes categorías las iniciativas cerradas y las previstas.

En el registro se mostrarán las relaciones entre iniciativas, ofreciendo un sistema de navegación para ir de unas a otras.